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आिक रस्जथटर से प्राप्त पत्रों का वििरर् उपयुतक्त तामलका के अनुऱूप संिाररत
रस्जथटर में एकत्र ककया जा सकता है। इसके पश्चात पत्रों के जिाब देने िाले
संबंधित अधिकाररयों से व्यस्क्तगत ऱूप से ममलकर या मलखखत में पत्र पर की
गई कारतिाई के बारे में जानकारी प्राप्त की जा सकती है। डडथपैच रस्जथटर से
भी इस संबंि में जानकारी ममल सकती है। हो सकता है कक क ु छ अधिकाररयों
ने इस संबंि में कोई रस्जथटर संिाररत ककया हो स्जससे यह जानकारी प्राप्त
की जा सके ।
ककसी भी प्राप्त पत्र पर मुख्यतः 3 प्रकार की कारतिाई हो सकती है :
(1) पत्र का उत्तर हहन्दी में हदया गया हो
(2) पत्र का उत्तर अंग्रेजी में हदया गया हो
(3) पत्र का उत्तर अपेक्षक्षत नहीं हो
अतः रस्जथटर के अंततम कॉलम में उपयुतक्त में से कोई एक उपयुक्त विककप
भरा जा सकता है। प्रत्येक पृष्ठ पर अंककत पत्रों की क ु ल संख्या, उन पत्रों की
क ु ल संख्या स्जनका उत्तर हहन्दी में हदया गया, ऐसे पत्रों की संख्या स्जनका
उत्तर अंग्रेजी में हदया गया तिा उन पत्रों की क ु ल संख्या स्जनका उत्तर देना
अपेक्षक्षत नहीं िा, का आंकलन ककया जा सकता है और इस वििरर् से एक
ततमाही का समेककत वििरर् तैयार ककया जा सकता है, जो प्रततिेदन में
सरलता से भरा जा सकता है।
(6) कम्प्यूटरों की संख्या एिं उनमें हहन्दी में कायत करने की सुवििा की
जानकारी प्राप्त करने के मलए सबसे पहले कायातलय में उपलब्ि सभी कम्प्यूटरों
की एक सूची बनायी जा सकती है। इस सूची में स्जन कमतचाररयों को कम्प्यूटर
उपलब्ि कराए गए हों, उनका नाम तिा उनके कम्प्यूटर में हहन्दी में कायत
करने की सुवििा (युतनकोड और हहन्दी र्ोंट) के कॉलम बनाए जा सकते हैं।
इससे उनकी संख्या का सरलता से पता चल सकता है और यहद ककसी
कम्प्यूटर में हहन्दी में कायत करने की सुवििा (युतनकोड और हहन्दी र्ोंट)
उपलब्ि ना हो तो उस कम्प्यूटर में यह सुवििा उपलब्ि कराई जा सकती है।
